• Главная
  • Статьи
  • Оптимизация налогообложения при использовании личного имущества сотрудника

Оптимизация налогообложения при использовании личного имущества сотрудника

В бизнесе часто возникают ситуации, когда руководитель или рядовой сотрудник использует свое личное имущество в служебных целях. Это может быть, например, оборудование, инструмент, другие технические средства и материалы. Наиболее часто речь идет об использовании личного легкового автомобиля, в том числе при поездках в командировку. С правовой точки зрения такие ситуации можно оформить по-разному. И, важно отметить, налоговые последствия тоже будут разными. Какой вариант выгоднее выбрать, чтобы налоги были меньше, рассмотрим в этой статье.

Вариант 1: компенсация за использование личного имущества работника

Оформить возмещение расходов сотрудника при использовании его личного имущества в интересах работодателя можно с помощью выплаты компенсации. Это позволяет сделать статья 188 Трудового кодекса РФ. При этом компенсации подлежат как износ (амортизация) личного имущества, так и все сопутствующие расходы.

Размер возмещения расходов определяется по соглашению сотрудника и работодателя и отражается в трудовом договоре (как правило, компенсация оформляется приложением к трудовому договору). Срок начала выплаты компенсации, и ее размер отражаются в приказе руководителя компании.

Однако важно отметить, что размер компенсации не может быть произвольным, он должен быть экономически обоснован (см. письма Минфина России от 14 августа 2017 г. № 03-03-06/1/52036, от 24 ноября 2017 г. № 03-04-05/78097, от 5 декабря 2017 г. № 03-04-06/80616, от 23 января 2018 г. № 03-04-05/3235). Размер компенсации, как было отмечено, складывается из двух частей:

1. Износ (амортизация) имущества.

2. Расходы, понесенные при использовании работником личного имущества.

Размер компенсации за износ (амортизацию) имущества надо рассчитать исходя из официально утвержденных норм. Для этого используется Классификация основных средств, включаемых в амортизационные группы (утверждена постановлением Правительства РФ от 1 января 2002 г. № 1). В ней указан срок полезного использования конкретного имущества. Если какого-либо имущества в указанной Классификации нет, срок его полезного использования определяется самостоятельно на основании технической документации. Норму амортизации надо применять к рыночной стоимости имущества.

Расходы, понесенные при использовании работником личного имущества в интересах работодателя, полностью увеличивают размер компенсации, но только при условии их документального подтверждения.

Итак, для выплаты компенсации необходимо наличие следующих документов:

1. Трудовой договор (дополнительное соглашение к нему) с указанием технических (регистрационных) данных имущества, порядка его использования и размера компенсации.

2. Приказ руководителя с указанием размера компенсации, срока начала ее выплаты и приказ (или иной документ), который подтверждает производственную необходимость использования имущества работника.

3. Копия документа, подтверждающего принадлежность используемого имущества работнику (например, копия ПТС или доверенности на управление).

4. Документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя (например, путевые листы).

5. Документы, подтверждающие понесенные расходы при использовании имущества (чеки, квитанции и т.п.).

Установив таким образом компенсацию работнику, компания и сотрудник получают существенную налоговую экономию. Дело в том, что выплата компенсации (при условии ее экономической обоснованности и документального подтверждения) на основании п. 3 статьи 217 и подп. 2 п. 1 статьи 422 Налогового кодекса РФ не облагается ни налогом на доходы физических лиц, ни страховыми взносами (см. письма Минфина России от 24 ноября 2017 г. № 03-04-05/78097, от 5 декабря 2017 г. № 03-04-06/80616, от 23 января 2018 г. № 03-04-05/3235).

Однако для налогоплательщиков, применяющих общую систему налогообложения, и «упрощенцев» с объектом налогообложения «доходы минус расходы» есть минус. Если в интересах работодателя для служебных поездок используется личный легковой автомобиль или мотоцикл, то в налоговом учете при исчислении налога на прибыль (или единого налога при УСН с объектом «доходы минус расходы») можно учесть не всю сумму компенсации, а только в пределах установленных лимитов (подп. 11 п. 1 статьи 264 НК РФ).

Данные нормы установлены п. 1 постановления Правительства РФ от 08.02.2002 г. № 92. Установлено три вида лимитов:

- 1 200 руб. в месяц — для легковых автомобилей с объемом двигателя до 2 000 куб. см;

- 1 500 руб. в месяц — для легковых автомобилей с объемом двигателя более 2 000 куб. см;

- 600 руб. в месяц — для мотоциклов.

При этом эти суммы, по мнению Минфина РФ, включают в себя возмещение всех затрат, возникающих в процессе эксплуатации автомобилей: износ, горюче-смазочные материалы, ремонт и т.д. (см. письма Минфина России от 23.09.2013 г. № 03-03-06/1/39239, от 04.12.2015 г. № 03-03-06/70852, от 14 августа 2017 г. № 03-03-06/1/52036).

Бесспорно, что указанные нормативы устарели и не отвечают современным реалиям: фактические расходы на использование легкового автомобиля значительно выше лимитов. Следовательно, организации, уплачивающие налог на прибыль, и «упрощенцы» (с объектом «доходы минус расходы») будут нести налоговые потери, так как не будут вправе учитывать в расходах при исчислении указанных налогов всю сумму компенсации.

В этих условиях необходимо рассмотреть вопрос об оформлении использования личного имущества сотрудника в интересах работодателя не в виде выплаты компенсации, а в виде аренды данного имущества.

Вариант 2: заключение договора аренды имущества работника

Если работник использует личное имущество в служебных целях с ним можно заключить договор аренды. По этому договору компания арендует у сотрудника его личное имущество (автомобиль, компьютер и т.д.) и выплачивает ему за это арендную плату. То есть фактически фирма выплачивает работнику: зарплату за выполнение трудовых функций и арендную плату за аренду имущества.

При этом вся сумма арендной платы не облагается страховыми взносами, так как выплаты и иные вознаграждения в рамках гражданско-правовых договоров, связанных с передачей в пользование имущества (имущественных прав), не признаются объектом обложения страховыми взносами (п. 4 статьи 420 НК РФ).

Кроме того организации, уплачивающие налог на прибыль, и налогоплательщики, применяющие УСН с объектом «доходы минус расходы», вправе полностью учесть арендные платежи в расходах при исчислении соответственно налога на прибыль и единого налога при УСН без каких-либо ограничений (подп. 10 п. 1 ст. 264 и подп. 4 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Однако и этот вариант имеет свой минус: арендная плата признается доходом сотрудника и подлежит обложению налогом на доходы физлиц (подп. 4 п. 1 ст. 208 НК РФ).

Следует отметить, что договор аренды автомобиля имеет свои особенности и в оформлении, и в налогообложении. Так, договор аренды может быть с экипажем или без экипажа.

Договор без экипажа означает предоставление транспортного средства во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению им и его технической эксплуатации. Договора аренды автомобиля с экипажем означает, наоборот, предоставление арендатору транспортного средства за плату во временное владение и пользование и оказание своими силами услуги по управлению им и по его технической эксплуатации (статьи 642 и 632 Гражданского кодекса РФ).

Данное отличие договоров влияет на обложение арендной платы страховыми взносами. Договор аренды автомобиля без экипажа не предполагает оказание услуг, а значит, отсутствует база для начисления страховых взносов. Договор аренды транспортного средства с экипажем, наоборот, формирует базу для начисления страховых взносов на сумму стоимости услуг по управлению и технической эксплуатации автомобиля.

Учитывая такую ситуацию, нередко компании заключали с работниками, использующими личный автомобиль в служебных целях, договор аренды транспортного средства без экипажа, чтобы избежать начисления страховых взносов. Хотя фактически данный сотрудник управлял своим автомобилем и, следовательно, оказывал услуги по управлению транспортным средством, переданным в аренду.

Аналогичная ситуация была рассмотрена в Верховном суде РФ (дело № А53-27263/2016). Рассмотрев спорную ситуацию ВС РФ, одобрил доначисление страховых взносов по договорам аренды автомобилей без экипажа в связи с тем, что фактически автомобилями пользовался собственник транспортных средств – работник (директор) компании (Определение ВС РФ от 30.10.2017 г. № 308-КГ17-15395). Эта позиция ВС РФ будет учитываться органами контроля при проверках начисления страховых взносов.

Для того чтобы избежать налоговых рисков в ситуациях, когда сотрудник передает личный автомобиль в аренду и сам продолжает им пользоваться, необходимо заключать договор аренды транспортного средства с экипажем. При этом в самом договоре стоимость аренды надо разделить на две части:

1. Арендная плата за автомобиль.

2. Оплата услуг по управлению транспортным средством.

В этом случае базой для начисления страховых взносов будет служить только стоимость услуг по управлению автомобилем.

Вывод

Итак, как мы видим, использование личного имущества сотрудника в интересах работодателя может влиять на следующие платежи: НДФЛ, страховые взносы, налог на прибыль, единый налог при УСН с объектом «доходы минус расходы».

Для налогоплательщиков, которые не уплачивают налог на прибыль либо единый налог при УСН с объектом «доходы минус расходы» однозначно более выгодным является первый вариант оформления использования личного имущества работника – выплата компенсации.

Организации, которые уплачивают налог на прибыль и «упрощенцы» с объектом «доходы минус расходы» могут использовать оба варианта. При этом выбор более выгодного варианта зависит от конкретной ситуации, когда совокупные налоговые обязательства окажутся меньше.