• Главная
  • Статьи
  • Правила организации документооборота при постановке бухгалтерского учета

Правила организации документооборота при постановке бухгалтерского учета

Постановка бухучета: первичная документация

Все документы, которые используются при работе бухгалтерии, делятся на две основные группы. К первой относятся установленные нормами действующего законодательства формы и регистры, в которых предоставляется отчетность налоговым органам. Вторая группа – это непосредственно сами бухгалтерские документы, которые используются предприятием. Здесь можно выделить: первичную документацию, регистры бухгалтерского учета и формы для внутренних отчетов. Рассмотрим ниже подробнее, каким образом производится оформление документации, основные правила, исключения из них и официальные требования. 

Основа бухгалтерского учета: первичная документация и ее оформление 

Начнем с основной части всего документооборота, а именно с первичных документов. Необходимо помнить, что каждое из фактических действий в хозяйственной деятельности предприятия должно сопровождаться оформлением соответствующего документа. Отметим сразу, что формы их разрабатываются ответственным сотрудником бухгалтерии и утверждаются впоследствии руководителем данного предприятия. 

При этом, допустимо использование типовых форм, либо специальных, которые созданы с учетом специфики ведения бухучета, либо обусловлены иными причинами. Если выбирается стандартный вариант, то и он может быть изменен, модифицирован. В данном случае внесенные правки, колонки, реквизиты и иные должны быть утверждены отдельным приказом по предприятию за подписью его руководителя. Действующее законодательство не регламентирует строго определенную форму, однако обязательно требуется наличие в первичной документации следующих пунктов: 

• Наименование первичного документа. 

• Дата его составления. 

• Полное наименование предприятия. 

• Описание факта хозяйственной деятельности. 

• Данные по соответствующему факту с отметкой соответствующих единиц измерения, которые для этого применяются. 

• Указание должностей сотрудников, которые производили определенную хозяйственную операцию, лиц, принимавших участие в официальном оформлении данного первичного документа. 

• Идентификационные данные отмеченных выше лиц, подпись и ее расшифровка. 

Когда первичные документы разработаны и утверждены руководителем, соответствующие формы необходимо в виде образцов включить в состав приложений к приказу по предприятию об учетной политике. Если форма является типовой, то такие действия совершать не обязательно. Достаточно отметить в упомянутом выше приказе о том, что используются соответствующие унифицированные формы без изменений. 

Имеющиеся в первичной документации данные должны быть перенесены в регистры. Эти документы составляются в виде списка произведенных хозяйственных операций. Все записи в бухгалтерские регистры заносятся в соответствии с датами их проведения. Помимо этого производится группировка этих данных с учетом определенных бухгалтерских счетов. 

Форма составления регистров также не определяется нормами действующего законодательства, но, как и в случае с первичной документацией, требуется наличие определенной информации: 

• Наименование документа (бухгалтерского регистра). 

• Даты начала его ведения и окончания, либо временной период, к которому относятся указанные в нем данные. 

• Полное наименование предприятия. 

• Структурированные по времени или системным признакам объекты бухгалтерского учета. 

• Единицы измерения, в которых представлены занесенные в него данные. 

• Идентификационные данные лиц, которые отвечают в соответствии с приказом по предприятию за веление этой документации, подписи и их расшифровки. 

Дополнительные требования к оформлению первичной документации и новые возможности 

Сегодня допустимо использование при оформлении первичной документации как бумажных, так и электронных носителей. При этом следует учитывать, что требуется составление таких документов непосредственно в процессе совершения хозяйственной операции, сделки, либо немедленно после ее завершения. Полную ответственность за правильное оформление соответствующих документов несут те сотрудники, которые ставят под ними свои подписи. Они назначаются руководителем предприятия в соответствующем приказе. 

Если используется обычная подпись, то требования к ней аналогичны тем, о которых шла речь выше. Необходимо, чтобы каждая подпись сопровождалась соответствующей расшифровкой, которая позволяла бы идентифицировать определенное ответственное лицо. Подчеркнем тот факт, что данное требование является обязательным. Оно относится как к реестрам, так и к первичной документации. 

Когда при ведении бухгалтерского учета используется электронный документооборот, то в этом случае первичные документы могут оформляться в соответствующей форме. Чтобы они могли быть использованы официально для налоговой и бухгалтерской отчетности, необходима электронная подпись особого формата, усиленная и квалифицированная. Она является программным продуктом, который создается с использованием специальных средств криптографии, которые утверждены Федеральной службой безопасности РФ. Чтобы она была действительной необходимо наличие сертификационного подтверждения от аккредитованного удостоверяющего центра. В этом случае она будет иметь юридически значимую силу, равную обычной подписи на бумажном носителе. 

Как видно из перечней, приведенных выше, печать не является тем реквизитом, который обязательно должен присутствовать на первичной документации. Таким образом, ее использование определяется только потребностями самого предприятия. Для применения печати следует разработать ее форму, которая утверждается руководителем. Соответствующее решение оформляется в виде приказа. Исключение составляют типовые формы, которые установлены законодательством Российской Федерации, в которых требуется обязательное наличие печати при их заполнении. 

Особые ситуации и внесение изменений в первичную документацию 

Если документ, отражающий проведение сделки, оформляется с использованием иностранного языка, то он также может быть использован для бухгалтерского учета, или налоговой отчетности. В этом случае требуется только выполнить построчный квалифицированный перевод его на русский язык. Произведение этой операции можно поручить сотруднику своего предприятия, либо обратиться за соответствующей услугой в профильную организацию, к переводчику. При этом не надо вносить изменения и примечания в сам документ. Достаточно будет, если перевод будет приложен к нему. Если в документе имеются наименования товарных знаков на иностранном языке, то их перевод выполнять не нужно. 

Стандартная форма первичной документации на иностранном языке. В данном случае не надо каждый раз при оформлении производить полный перевод. Достаточно сделать это один раз. При составлении новых документов переводятся только изменения, если они выполняются с использованием иностранного языка. 

Внесение корректировок, исправление ошибок. Если понадобились такие действия, то следует руководствоваться следующими правилами: 

• Ошибочные данные перечеркиваются одной линией так, чтобы они могли быть прочтены. 

• Над ними пишутся необходимые исправления. 

• Сделанные изменения должны быть заверены подписями сотрудников. Которые составляли данный документ, либо уполномоченными на выполнение данной операции руководителем предприятия лицами. Здесь также требуется проставление даты, а также указание идентификационных данных, подписи сотрудника, ее расшифровки. 

Исключением из приведенных правил являются банковские официальные документы и кассовые чеки. В них вносить исправления нельзя. Если исправляются ошибки при ведении регистра, то в этом случае необходимо наличие дополнительного документа, справки из бухгалтерии предприятия. В ней должно быть подробно описана причина, по которой требуется данная коррекция. 

Контроль и ответственность при организации и во время ведения бухгалтерского учета 

В соответствии с нормами действующего законодательства РФ предприятия обязаны сами производить контроль фактов, относящихся к ведению хозяйственной деятельности. В некоторых случаях, когда аудит является обязательным, организация должна обеспечить контроль правильности ведения бухгалтерского учета, отчетности перед налоговыми органами. Исключением является только та ситуация, когда ответственным лицом, которое осуществляет ведение бухгалтерского учета, является сам руководитель. 

Обычно соответствующие обязанности возлагаются на главного бухгалтера. Помимо отмеченных вопросов, он также должен заниматься организацией процессов по получению документов, их оформлению и обработке, хранению. Для осуществления данной деятельности используется утвержденный приказом руководителя предприятия график документооборота. Сам этот документ разрабатывается в бухгалтерии. 

В нем необходимо отразить следующие моменты: 

• Механизм получения документов, их обработки и хранения. 

• Установленные сроки на выполнении данных процедур. 

• Список ответственных сотрудников. 

• Алгоритм взаимодействия отдельных подразделений, ответственных сотрудников. 

Если объем хозяйственной деятельности предприятия невелик, то можно не составлять общий документ такого рода, а ограничится подготовкой инструкция для определенных сотрудников. В них надо подробно указать, какие действия должен совершить работник по оформлению документов с тем, чтобы они полностью соответствовали требованиям бухгалтерского учета. Чтобы не возникло недоразумений, такую памятку можно дополнить образцом правильно заполненного документа. 

Ответственные сотрудники изучают данную инструкцию, после чего они должны выполнять изложенные в ней правила. Соответствующие обязательства персонала могут быть отражены в трудовых контрактах. Необходимо предусмотреть меры наказания и поощрения за соблюдение данных требований. Следует учесть, что чем подробнее написана инструкция, тем проще будет работать не только ответственному сотруднику, но и работникам бухгалтерии. При необходимости можно произвести соответствующее обучение. 

Подобный механизм организации работы применяется в отношении всех действий с документацией, начиная от ее получения, заканчивая режимом хранения. Также пригодится на практике ведение номенклатуры текущих дел. Такой документ содержит данные о том, какие документы ведутся тем или иным подразделением предприятия с указанием нормированных сроков на их обработку. 

Мы определили, что в рамках самой организации должна быть организована система ответственности сотрудников, которая относится к правильному ведению документооборота. В то же время не надо забывать об официальных требованиях к первичной документации со стороны проверяющих органов. 

Подчеркнем, что к грубым нарушениям действующего законодательства относится отсутствие регистров бухучета и налоговых отчетов, первичной документации. Точные правила определены Налоговым кодексом Российской Федерации, а нарушения и санкции описаны в его ст. 120. 

Перечислим некоторые из них: 

• В том случае, когда нарушение правил ведения учета расходов и доходов было произведено в одном налоговом периоде, то величина штрафа для предприятия будет составлять 10000 рублей. При обнаружении нарушений в разных периодах она возрастает до 30000 рублей. 

• Если в результате проверки выяснилось, что налоговая база занижена, то в этом случае минимальный штраф составит 40000 рублей. Помимо этого, надо учитывать, что придется выплатить штрафные санкции в размере 20% от суммы всех налогов, которые не были оплачены своевременно. 

• По решению суда (после соответствующего заявления налоговой инспекции), к ответственности могут быть привлечены физические лица, ответственные сотрудники предприятия. В этом случае применяются следующие виды административных штрафов: 

o Не предоставление налоговым органам требуемой первичной документации – от 300 до 500 рублей. 

o Нарушение правил хранения (сроков) первичной документации – от 2 000 до 3 000 рублей. 

При ведении хозяйственной деятельности предприятием нельзя исключить полностью возможность утери первичных документов, которые уже занесены в реестр. В этом случае необходимо своевременно создать комиссию по поиску. Это производится по заявлению сотрудника, обнаружившего пропажу. Соответствующий приказ о создании комиссии утверждается руководителем предприятия. После завершения ее работы (в том числе и тогда, когда документы не найдены) составляется акт. 

Такой алгоритм действий может пригодиться при проведении проверки работниками налоговых органов. Если комиссия создана и работает, то можно обратиться с просьбой об увеличении срока предоставления первичных документов. В этом случае у предприятия будут основания для официального обоснования соответствующего запроса. 

В том случае, если пропавшие документы не были найдены, предприятию и его ответственным лицам грозит ответственность. Суммы штрафных санкций и причины, по которым они могут быть применены, указаны выше. Отсутствие первичной документации не позволит бухгалтерии подтвердить должным образом данные, которые отражены в бухучете и отчетных формах для налоговой инспекции.