• Главная
  • Статьи
  • Расходы на аренду жилья сотрудника: налоговые и трудовые аспекты

Расходы на аренду жилья сотрудника: налоговые и трудовые аспекты

Нередко работодатели привлекают работников из другой местности. Либо, расширяя свой бизнес, направляют сотрудников головного офиса в другую местность для организации работы нового подразделения. В этих ситуациях, для мотивации людей, работодатели берут на себя расходы по аренде жилья этих работников. Какие существуют нюансы налогообложения расходов на аренду жилья сотрудников и требования трудового законодательства, рассмотрим в этой статье.

Налог на прибыль организаций

Долгое время Министерство финансов и налоговое ведомство в своих разъясняющих письмах высказывали противоречивые точки зрения по этому вопросу: в одних письмах делался отрицательный вывод (учитывать такие расходы нельзя), в других – наоборот.

Так, в письме Минфина РФ от 14 июня 2016 г. № 03-03-06/1/34531 говорится, что расходы на аренду жилья работникам при исчислении налога на прибыль учитывать нельзя. Обоснованием такого вывода служил п. 29 ст. 270 Налогового кодекса РФ, где сказано, что при определении налоговой базы не учитываются расходы на оплату товаров для личного потребления работников, а также другие аналогичные расходы, произведенные в пользу работников. При этом подчеркивалось, что такие расходы учитывать нельзя, даже если они предусмотрены трудовыми договорами с работниками.

В письме финансового ведомства от 14 сентября 2016 г. № 03-04-06/53726 делается противоположный вывод: если расходы работодателя на аренду жилья для иногородних сотрудников являются формой оплаты труда и условием в трудовом договоре, то такие расходы могут быть учтены для целей налогообложения прибыли организаций в составе расходов как заработная плата, выраженная в натуральной форме. Аналогичные разъяснения содержатся в письме Минфина России от 14 ноября 2016 г. № 03-03-06/1/66710.

В письме Минфина РФ от 30 сентября 2013 г. № 03-03-06/1/40369 также говорится о правомерности уменьшения налогооблагаемой прибыли на расходы по оплате жилья работникам организации. Однако делается уточнение: такие расходы могут быть учтены, если они не превышают 20% от начисленной месячной заработной платы. Такое ограничение указано в связи с тем, что в соответствии со ст. 131 Трудового кодекса РФ доля заработной платы, выплачиваемой в неденежной форме, не может превышать 20% от начисленной месячной зарплаты.

Последним на данный момент разъясняющим письмом по этому вопросу является письмо ФНС от 17 октября 2017 г. № ГД-4-11/20938@. В нем говорится о правомерности учета расходов работодателя на возмещение затрат иногородних работников по найму жилого помещения для целей налогообложения прибыли, если такие расходы являются формой оплаты труда и указаны в трудовом договоре.

Таким образом, работодатели вправе учитывать расходы на аренду жилья сотрудникам при исчислении налога на прибыль в пределах 20% от начисленной месячной зарплаты. Если данные расходы будут превышать 20% уровень, то появляются риски возникновения претензий со стороны налоговых органов.

НДФЛ

До недавнего времени позиция финансовых ведомств была однозначной: доходы в виде сумм возмещения организацией расходов на аренду квартиры работнику, переехавшему на работу в другую местность, подлежат обложению налогом на доходы физических лиц в установленном порядке.

Такой вывод обосновывался тем, что не подлежат налогообложению НДФЛ все виды установленных действующим законодательством компенсационных выплат (п. 3 ст. 217 НК РФ). Трудовым кодексом РФ предусмотрено, что при переезде работника в другую местность работодатель обязан возместить работнику расходы по переезду и расходы по обустройству на новом месте жительства (ст. 169 ТК РФ). Таким образом, ТК РФ не устанавливает обязанность работодателям компенсировать расходы на аренду жилья работника, а значит, такие расходы не являются компенсационными выплатами, освобождаемыми от налогообложения НДФЛ (см. письма Минфина РФ от 30 сентября 2013 г. № 03-03-06/1/40369, от 14 июня 2016 г. № 03-03-06/1/34531, от 14 сентября 2016 г. № 03-04-06/53726, от 14 ноября 2016 г. № 03-03-06/1/66710).

Однако 21.10.2015 г. Президиум Верховного Суда РФ утвердил Обзор практики рассмотрения судами дел, связанных с применением главы 23 Налогового кодекса РФ, где в п. 3 указано, что получение физическим лицом благ в виде оплаченных за него товаров (работ, услуг) и имущественных прав не облагается НДФЛ, если предоставление таких благ обусловлено, прежде всего, интересом передающего (оплачивающего) их лица, а не целью преимущественного удовлетворения личных нужд гражданина.

Исходя из данного вывода, ФНС РФ в письме от 17 октября 2017 г. № ГД-4-11/20938@ указывает, что суммы возмещения организацией иногородним работникам расходов по найму жилого помещения, предусмотренные трудовым договором и производимые исключительно в интересах работодателя, не признаются доходом, подлежащим обложению НДФЛ.

Таким образом, для того, чтобы расходы компании, оплачивающей аренду жилья работника, не признавались доходом этого сотрудника, подлежащим обложению НДФЛ, необходимо, чтобы эти расходы производились исключительно в интересах работодателя. Учитывая положения п. 3 Обзора, утвержденного Президиумом Верховного Суда РФ, подтверждать это могут следующие факты:

  • возмещение расходов по аренде жилья предусмотрено в трудовом договоре;
  • аренда жилья производится иногороднему работнику;
  • компания оплачивает аренду жилья сотрудника напрямую арендодателю;
  • предоставляемое сотруднику жилье не носит характер роскоши.

При соблюдении этих условий расходы по аренде жилья сотрудника можно характеризовать как расходы, произведенные исключительно в интересах работодателя, а доход работника, полученный в натуральной форме, не подлежит обложению НДФЛ.

Страховые взносы

Вне зависимости от основания принятия на работу иногороднего работника суммы возмещения такому сотруднику расходов по аренде жилья подлежат обложению страховыми взносами в общеустановленном порядке.

Такой вывод основан на том, что не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных действующим законодательством компенсационных выплат (подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ). Однако ст. 169 ТК РФ не предусмотрены компенсационные выплаты в виде сумм возмещения затрат иногороднего сотрудника, переехавшего на работу в другую местность, по найму жилого помещения (см. письмо ФНС РФ в письме от 17 октября 2017 г. № ГД-4-11/20938@).

Трудовое законодательство

Возмещение расходов сотрудника по аренде жилья, предусмотренное в трудовом договоре, является формой оплаты труда, выплачиваемой в неденежной форме. При этом, как мы отмечали, доля заработной платы, выплачиваемой в неденежной форме, не может превышать 20% от начисленной месячной заработной платы.

Кроме того, оплата труда в неденежной форме может производиться только по письменному заявлению работника (ст. 131 ТК РФ).